Privacybeleid

AVG / DSGVO-compatibel. Omvat avidelux.com en alle Avidelux-diensten.

1. Beheerder

Bedrijf: Freera UG (opererend als Avidelux)

Adres: 45475 Mülheim an der Ruhr, Duitsland

E-mail: [email protected]

Telefoon: +49 1522 4001111

2. Gegevens die we verzamelen en waarom

a) Serverloggegevens

Wanneer u onze website of platform bezoekt, verzendt uw browser automatisch loggegevens, waaronder IP-adres (waar mogelijk afgekort), datum/tijd van toegang, bezochte pagina's, HTTP-status, overgedragen bytes, verwijzende URL en browser/OS-type.

Rechtsgrond: Art. 6(1)(f) AVG – legitiem belang bij een stabiele, veilige werking. Bewaartermijn: 30 dagen tenzij vereist voor veiligheidsonderzoek.

b) Contactformulier en directe e-mail

Wanneer u een aanvraag verzendt, verzamelen wij: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, berichtinhoud en alle andere informatie die u vrijwillig verstrekt.

Rechtsgrond: Art. 6(1)(b) AVG (precontractuele maatregelen). Bewaartermijn: 3 jaar na sluiting van de correspondentie; contractgerelateerde gegevens tot 10 jaar (§ 257 HGB, § 147 AO).

c) Platform-/SaaS-gebruiksgegevens

Bij gebruik van het Avidelux B2B-platform (verzendingsdashboard, boekingsbeheer) verwerken we operationele gegevens, waaronder: boekingsgegevens, GPS-coördinaten van het voertuig, status van de bestuurder, ritgegevens en financiële transactielogboeken.

Rechtsgrond: Art. 6(1)(b) AVG – uitvoering van een contract. Bewaartermijn: 10 jaar voor financiële gegevens (naleving van GoBD, § 147 AO). GPS-gegevens worden 30 dagen bewaard, tenzij dit nodig is voor het oplossen van geschillen.

d) GPS- en locatiegegevens

Het platform verwerkt realtime GPS-coördinaten van wagenparkvoertuigen voor verzend- en trackingdoeleinden. Locatiegegevens worden alleen verwerkt tijdens actieve ritten en zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerde platformbeheerders en de betreffende wagenparkbeheerder.

Rechtsgrond: Art. 6(1)(b) AVG — contractuele noodzaak voor verzendingsdiensten.

e) Financiële en factuurgegevens

Voor B2B-transacties verwerken we bedrijfsnaam, BTW-nummer, bankgegevens en transactiebedragen. Alle financiële gegevens worden bijgehouden als bijlagen, in overeenstemming met de Duitse GoBD-regelgeving.

Rechtsgrondslag: Art. 6(1)(c) AVG – wettelijke verplichting. Bewaartermijn: 10 jaar (§ 147 AO).

3. Lidmaatschapskaartprogramma

Als u zich aanmeldt voor een gratis digitale lidmaatschapskaart van Avidelux, verzamelen we bovendien uw volledige naam, e-mailadres, optionele Instagram-naam, keuze voor marketingtoestemming, lidmaatschapsniveau en – als u bent doorverwezen – de verwijzingsrelatie tussen u en het lid dat u heeft uitgenodigd. We gebruiken twee genoemde verwerkers om deze functie te leveren:

PassKit.com (aanbieder van digitale portemonnee-passen)

We delen uw volledige naam, lid-ID en lidmaatschapsniveau met PassKit.com om uw Apple/Google Wallet-kaart te genereren en te hosten.

Rechtsgrond: Art. 6(1)(b) AVG – noodzakelijk om de door u aangevraagde lidmaatschapskaart te verstrekken. Locatie: VS – een EU-VS-gebied Data Privacy Framework-certificering en/of standaardcontractbepalingen (Art. 46 AVG) zijn van toepassing. Bewaring: gedurende de levensduur van uw actieve lidmaatschap, verwijderd bij verwijdering van uw account.

Postmark (transactionele e-mailprovider)

We delen uw e-mailadres en volledige naam met Postmark om uw bevestigingsmail "kaart is klaar" te sturen, en – alleen als u zich hiervoor heeft aangemeld – af en toe marketing-e-mails.

Rechtsgrondslag: Art. 6(1)(b) AVG voor de transactiebevestigingse-mail; Kunst. 6(1)(a) AVG (toestemming) voor elke marketing-e-mail, die op elk moment kan worden ingetrokken. Locatie: VS – dezelfde waarborg voor internationale overdrachten als hierboven. Bewaring: volgens de bewaring van het berichtenlogboek van Postmark, plus zolang uw ledenrecord bestaat.

Verwijzingsgegevens

Als u zich aanmeldt met behulp van een verwijzingslink, registreren we het verwijzende lid zodat we de verwijzing kunnen toeschrijven. Alleen de voornaam van het verwijzende lid wordt ooit getoond aan de persoon die hij of zij heeft doorverwezen.

Rechtsgrondslag: Art. 6(1)(f) AVG — legitiem belang bij het uitvoeren van het verwijzingsprogramma.

Toestemmingsgegevens

We slaan uw keuze voor marketingtoestemming en de tijdstempel die u hebt gegeven op, zodat we wettige toestemming kunnen aantonen conform Art. 7(1) AVG.

Selfservice exporteren en verwijderen

Lidkaarthouders kunnen op elk moment een kopie van hun gegevens opvragen of hun lidmaatschap verwijderen via avidelux.com/membership/gdpr-confirm, naast het handmatige proces dat wordt beschreven in sectie 7 hieronder.

4. Koekjes

Onze website gebruikt alleen technisch noodzakelijke cookies die nodig zijn om de site te laten functioneren. We gebruiken geen analyse-, advertentie- of trackingcookies van derden. Sessievoorkeuren kunnen worden opgeslagen in localStorage

– dit gebeurt alleen aan de clientzijde en wordt niet naar een server verzonden.

5. Ontvangers van uw gegevens

Uw persoonlijke gegevens worden niet gedeeld met derden, behalve:

  • Met verwerkers die handelen volgens onze instructies onder Art. 28 AVG gegevensverwerkingsovereenkomsten (hosting, e-mail, betalingsverwerkers)

  • Met wagenparkpartners waar nodig om een ​​door u geplaatste boeking uit te voeren

  • Waar wettelijk vereist door de Duitse of EU-wetgeving

  • Waar u uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven

Wij verkopen uw gegevens niet.

6. Internationale overschrijvingen

Sommige verwerkers opereren buiten de EER (voornamelijk in de VS). We zorgen voor adequate bescherming via de EU-VS Data Privacy Framework-certificering en/of standaardcontractbepalingen (art. 46 AVG). Onze primaire infrastructuur wordt gehost in de EU (Google Cloud, europe-west3, Frankfurt).

7. Uw rechten onder de AVG

  • Toegang (Art. 15) — weten welke gegevens we over u bewaren

  • Rectificatie (Art. 16) — onjuiste gegevens laten corrigeren

  • Wissen (Art. 17) — uw gegevens laten verwijderen (onderworpen aan wettelijke bewaarplichten)

  • Beperking (Art. 18) — de verwerking onder bepaalde omstandigheden beperken

  • Portabiliteit (Art. 20) — uw gegevens ontvangen in een machineleesbaar formaat

  • Object (Art. 21) — bezwaar maken tegen verwerking op basis van legitiem belang

  • Toestemming intrekken (Art. 7(3)) — op elk moment, zonder de eerdere rechtmatige belangen aan te tasten verwerking

Om enig recht uit te oefenen, kunt u een e-mail sturen naar [email protected]. Wij reageren binnen een maand (Art. 12(3) AVG).

8. Recht om een ​​klacht in te dienen

U heeft het recht om een ​​klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit (Art. 77 AVG). De autoriteit die verantwoordelijk is voor onze locatie:

Autoriteit: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW

Adres: Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf

E-mail: [email protected]

Website: www.ldi.nrw.de

9. Gegevensbeveiliging

We gebruiken TLS-codering (HTTPS) op alle pagina's en API-eindpunten. Wij passen passende technische en organisatorische maatregelen toe conform Art. 32 AVG. Alle financiële gegevens worden alleen als bijlage bijgehouden (compatibel met GoBD). Meld eventuele beveiligingsproblemen aan [email protected].

10. Geautomatiseerde besluitvorming

Ons platform maakt gebruik van geautomatiseerde verzendalgoritmen om reserveringen toe te wijzen aan wagenparkpartners. Dit proces vormt geen geautomatiseerde individuele besluitvorming in de zin van art. 22 AVG, aangezien dit betrekking heeft op opdrachten voor zakenreizen en niet op besluiten die juridische gevolgen hebben voor individuen.

11. Wijzigingen in deze kennisgeving

We kunnen deze verklaring bijwerken om wijzigingen in onze services of wettelijke vereisten weer te geven. De datum 'Laatst bijgewerkt' bovenaan geeft eventuele wijzigingen weer. Voor materiële wijzigingen die van invloed zijn op actieve klanten, zullen wij u per e-mail op de hoogte stellen.