Datenschutzrichtlinie

DSGVO / DSGVO-konform. Deckt avidelux.com und alle Avidelux-Dienste ab.

1. Controller

Firma: Freera UG (firmierend als Avidelux)

Adresse: 45475 Mülheim an der Ruhr, Deutschland

2. Von uns erfasste Daten und warum

a) Serverprotokolldaten

Wenn Sie auf unsere Website oder Plattform zugreifen, übermittelt Ihr Browser automatisch Protokolldaten, einschließlich IP-Adresse (wo möglich gekürzt), Datum/Uhrzeit des Zugriffs, besuchte Seiten, HTTP-Status, übertragene Bytes, verweisende URL und Browser-/Betriebssystemtyp.

Rechtsgrundlage: Art. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an einem stabilen und sicheren Betrieb. Aufbewahrung: 30 Tage, sofern nicht für Sicherheitsuntersuchungen erforderlich.

b) Kontaktformular und Direkt-E-Mail

Wenn Sie eine Anfrage senden, erfassen wir: Name, E-Mail-Adresse, Firmenname, Nachrichteninhalt und alle anderen Informationen, die Sie freiwillig angeben.

Rechtsgrundlage: Art. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen). Aufbewahrung: 3 Jahre nach Abschluss der Korrespondenz; Vertragsbezogene Daten bis zu 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO).

c) Plattform-/SaaS-Nutzungsdaten

Bei der Nutzung der Avidelux B2B-Plattform (Versand-Dashboard, Buchungsverwaltung) verarbeiten wir Betriebsdaten einschließlich: Buchungsdetails, Fahrzeug-GPS-Koordinaten, Fahrerstatus, Fahrtaufzeichnungen und Finanztransaktionsprotokolle.

Rechtsgrundlage: Art. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung. Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre für Finanzunterlagen (GoBD-Konformität, § 147 AO). GPS-Daten werden 30 Tage lang aufbewahrt, sofern sie nicht zur Streitbeilegung erforderlich sind.

d) GPS- und Standortdaten

Die Plattform verarbeitet Echtzeit-GPS-Koordinaten von Flottenfahrzeugen für Versand- und Verfolgungszwecke. Standortdaten werden nur während aktiver Fahrten verarbeitet und sind nur autorisierten Plattformadministratoren und dem jeweiligen Flottenbetreiber zugänglich.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – vertragliche Notwendigkeit für Versanddienstleistungen.

e) Finanz- und Rechnungsdaten

Bei B2B-Transaktionen verarbeiten wir Firmenname, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Bankverbindung und Transaktionsbeträge. Sämtliche Finanzunterlagen werden als Append-Only-Einträge gemäß den deutschen GoBD-Vorschriften geführt.

Rechtsgrundlage: Art. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – gesetzliche Verpflichtung. Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre (§ 147 AO).

3. Mitgliedskartenprogramm

Wenn Sie sich für eine kostenlose digitale Avidelux-Mitgliedskarte anmelden, erfassen wir zusätzlich Ihren vollständigen Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr optionales Instagram-Handle, Ihre Marketingeinwilligungswahl, Ihre Mitgliedschaftsstufe und – falls Sie geworben wurden – die Empfehlungsbeziehung zwischen Ihnen und dem Mitglied, das Sie eingeladen hat. Für die Bereitstellung dieser Funktion nutzen wir zwei benannte Auftragsverarbeiter:

PassKit.com (Anbieter digitaler Wallet-Pässe)

Wir geben Ihren vollständigen Namen, Ihre Mitglieds-ID und Ihre Mitgliedschaftsstufe an PassKit.com weiter, um Ihre Apple/Google Wallet-Karte zu generieren und zu hosten.

Rechtsgrundlage: Art. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – erforderlich, um die von Ihnen angeforderte Mitgliedskarte bereitzustellen. Standort: USA – ein EU-U.S. Es gelten die Datenschutz-Framework-Zertifizierung und/oder Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Aufbewahrung: für die Lebensdauer Ihrer aktiven Mitgliedschaft, gelöscht bei Löschung des Kontos.

Postmark (Transaktions-E-Mail-Anbieter)

Wir geben Ihre E-Mail-Adresse und Ihren vollständigen Namen an Postmark weiter, um Ihnen die Bestätigungs-E-Mail „Karte ist bereit“ und – nur wenn Sie dem zugestimmt haben – gelegentliche Marketing-E-Mails zu senden.

Rechtsgrundlage: Art. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Transaktionsbestätigungs-E-Mail; Kunst. Für jede Marketing-E-Mail erfolgt die Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), jederzeit widerrufbar. Standort: USA – gleiche Absicherung bei internationalen Transfers wie oben. Aufbewahrung: gemäß Postmarks eigener Nachrichtenprotokollaufbewahrung, plus so lange, wie Ihr Mitgliedsdatensatz vorhanden ist.

Empfehlungsdaten

Wenn Sie sich über einen Empfehlungslink anmelden, erfassen wir das empfehlende Mitglied, damit wir die Empfehlung zuordnen können. Der geworbenen Person wird stets nur der Vorname des empfehlenden Mitglieds angezeigt.

Rechtsgrundlage: Art. Art. 6(1)(f) DSGVO – berechtigtes Interesse an der Durchführung des Empfehlungsprogramms.

Einwilligungsaufzeichnungen

Wir speichern Ihre Marketing-Einwilligungsentscheidung und den Zeitstempel, den Sie erteilt haben, damit wir eine rechtmäßige Einwilligung gemäß Art. 6(1)(f) DSGVO nachweisen können. 7(1) DSGVO.

Self-Service-Export und -Löschung

Mitgliedskarteninhaber können jederzeit über avidelux.com/membership/gdpr-confirm eine Kopie ihrer Daten anfordern oder ihre Mitgliedschaft löschen, zusätzlich zu dem in Abschnitt 7 unten beschriebenen manuellen Prozess.

4. Cookies

Unsere Website verwendet nur technisch notwendige Cookies, die für die Funktion der Website erforderlich sind. Wir verwenden keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies von Drittanbietern. Sitzungseinstellungen können in localStorage

gespeichert werden – dies ist nur clientseitig und wird nicht an einen Server übertragen.

5. Empfänger Ihrer Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, außer:

An Auftragsverarbeiter, die gemäß Art. Datenverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO (Hosting, E-Mail, Zahlungsabwickler)
Mit Flottenpartnern, soweit dies zur Abwicklung einer von Ihnen getätigten Buchung erforderlich ist
Sofern gesetzliche Bestimmungen nach deutschem oder EU-Recht erforderlich
Wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben

Wir verkaufen Ihre Daten nicht.

6. Internationale Überweisungen

Einige Auftragsverarbeiter sind außerhalb des EWR tätig (hauptsächlich in den USA). Wir gewährleisten einen angemessenen Schutz durch die Zertifizierung des EU-US Data Privacy Framework und/oder Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Unsere primäre Infrastruktur wird in der EU gehostet (Google Cloud, europe-west3, Frankfurt).

7. Ihre Rechte gemäß DSGVO

Zugriff (Art. 15) – erfahren, welche Daten wir über Sie gespeichert haben
Berichtigung (Art. 16) – Berichtigung unrichtiger Daten
Löschung (Art. 17) – Löschung Ihrer Daten (vorbehaltlich der gesetzlichen Aufbewahrung). Verpflichtungen)
Einschränkung (Art. 18) – Verarbeitung unter bestimmten Umständen einschränken
Übertragbarkeit (Art. 20) – Ihre Daten in maschinenlesbarem Format erhalten
Widerspruch (Art. 21) – Widerspruch gegen die Verarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses einlegen
Einwilligung widerrufen (Art. 7(3)) – jederzeit, ohne Auswirkungen auf die bisherige rechtmäßige Verarbeitung

Um ein Recht auszuüben, senden Sie eine E-Mail an [email protected]. Wir antworten innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

8. Recht auf Beschwerde

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständige Behörde für unseren Standort:

Behörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW

Anschrift: Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf

E-Mail: [email protected]

Website: www.ldi.nrw.de

9. Datensicherheit

Wir verwenden TLS-Verschlüsselung (HTTPS) auf allen Seiten und API-Endpunkten. Wir ergreifen entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO. Alle Finanzunterlagen werden im Append-only-Verfahren geführt (GoBD-konform). Bitte melden Sie Sicherheitsbedenken an [email protected].

10. Automatisierte Entscheidungsfindung

Unsere Plattform nutzt automatisierte Versandalgorithmen, um Reservierungen Flottenpartnern zuzuweisen. Bei diesem Vorgang handelt es sich nicht um eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. Art. 22 DSGVO, da es sich um die Beauftragung von Geschäftsreisen und nicht um Entscheidungen handelt, die Rechtswirkungen für Einzelpersonen entfalten.

11. Änderungen dieser Mitteilung

Wir können diesen Hinweis aktualisieren, um Änderungen unserer Dienstleistungen oder rechtlichen Anforderungen Rechnung zu tragen. Das Datum „Letzte Aktualisierung“ oben zeigt alle Änderungen an. Bei wesentlichen Änderungen, die aktive Kunden betreffen, werden wir Sie per E-Mail benachrichtigen.